FAQ:

FAQ: 

1. O que é a Coordenação de Processos e Estruturas Organizacionais?

A Coordenação de Processos e Estruturas Organizacionais é resultado do processo de reestruturação organizacional da UFRPE ocorrida em 2013. Criada pela Resolução nº 90/2013,  é uma unidade vinculada à Pró-Reitoria de  Planejamento e Desenvolvimento Institucional. É composta pela Seção de Análise de Processos.

É uma unidade vinculada à PROPLAN que tem por finalidade principal o aprimoramento das práticas de gestão da UFRPE, por meio do estudo de soluções integradas para os problemas administrativos e organizacionais. 
 

2. Quais as atribuições da Coordenação de Processos e Estruturas Organizacionais?

A partir das diretrizes do projeto de reestruturação da UFRPE (2013), podem-se elencar as seguintes atribuições básicas da CPEO: 

  • dar suporte técnico ao processo de regulamentação oficial (estatutos, regimentos, normas e processos internos) em articulação com os demais órgãos da administração superior;
  • orientar a elaboração de estudos para a racionalização administrativa; 
  • realizar levantamentos periódicos e manter atualizados os registros da estrutura organizacional da Instituição; 
  • emitir parecer sobre proposições e aperfeiçoamentos na estrutura organizacional da instituição; 
  • contribuir para a promoção do alinhamento entre processos organizacionais e sistemas de gestão da Instituição; 
  • elaborar planejamento interno e relatório periódicos acerca das atividades desenvolvidas pela coordenadoria para conhecimento do Pró-Reitor; 
  • contribuir com a realização de atividades sob responsabilidade da PROPLAN e de suas demais  coordenadorias; 
  • executar outras atividades correlatas com suas atribuições.
 

3. Qual a importância do trabalho da Coordenação de Processos e Estruturas Organizacionais para a UFRPE?

A Coordenação de Processos e Estruturas Organizacionais visa o aprimoramento das práticas de gestão da UFRPE por meio do estudo de soluções integradas para os problemas administrativos e organizacionais. Assim, a importância da CPEO está em contribuir para a otimização dos processos; a construção de um modelo de gestão orientado por processos e resultados; o alinhamento da estrutura organizacional à estratégia; e, a valorização da imagem institucional.

4. De que maneira as atividades da Coordenação de Processos e Estruturas Organizacionais estão alinhadas ao planejamento estratégico da UFRPE?

O planejamento estratégico da UFRPE contido em seu Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI, 2013-2020) traz como missão organizacional “Construir e disseminar conhecimento e inovação, através de atividades de ensino, pesquisa e extensão atenta aos anseios da sociedade”. O planejamento apresenta ainda duas visões que projetam o futuro da Universidade, adotando como marcos os anos de 2016 e 2020.  Para 2016, “Ser reconhecida pelas melhores práticas universitárias, pautadas na gestão participativa” e, para 2020, “Consolidar-se no âmbito regional como universidade pública de excelência”.
 
Para que a UFRPE possa cumprir sua missão e alcançar suas visões de futuro, o PDI aponta a necessidade de reestruturar organizacional e administrativavemente a Universidade, buscando processos cada vez mais democráticos, transparentes e éticos. 
 
É neste contexto que as atividades desenvolvidas pela CPEO tornam-se relevantes, pois sendo responsável por assessorar o processo de reorganização estrutural-funcional, atua diretamente na elaboração de análises institucionais e setoriais que contribuem para o alcance das estratégias da UFRPE. 
 

5. O que é Estrutura Organizacional?

A estrutura organizacional é um um instrumento de gestão resultante da divisão, agrupamento e coordenação do trabalho que cuida da distribuição das pessoas entre os diferentes níveis hierárquicos, relacionando-se diretamente com o atingimento dos objetivos organizacionais. É composta pelos seguintes elementos: especialização do trabalho; formalização do comportamento; departamentalização; níveis hierárquicos; integração entre as unidades; entre outros.

6. Em que consiste o gerenciamento de estruturas organizacionais?

Gerenciar estruturas organizacionais significa planejar, organizar e monitorar seus componentes visando o alinhamento da estrutura às estratégias institucionais para a produção de resultados e alcance das metas.

7. Como é feito o gerenciamento de estruturas organizacionais?

O gerenciamento das estruturas organizacionais pode ser feito por meio de três etapas principais: diagnóstico da situação atual;  planejamento de nova estrutura e implementação e acompanhamento da estrutura organizacional.

8. Quais as principais atividades do gerenciamento de estruturas organizacionais na CPEO?

O gerenciamento das estruturas organizacionais envolve: a construção, análise e revisão dos organogramas institucional e funcionais; o gerenciamento das estruturas das unidades organizacionais no sistema SIG@; além de prestar consultoria administrativa interna sobre assuntos relacionados à estrutura organizacional.

9. O que é SIG@?

Desde 2006, a UFRPE utiliza o Sistema SIG@ (Sistema de Informações e Gestão Acadêmica),  desenvolvido pela Universidade Federal de Pernambuco, para o gerenciamento dos processos institucionais de ensino, pesquisa, extensão e gestão. O SIG@ oferece nove módulos de serviços: Ensino de Graduação; Ensino de Pós-Graduação; Pesquisa; Pessoal; Processo; Planejamento e Gestão; Patrimônio; Restaurante Universitário e Eleição.

10. Em que consiste o cadastramento das estruturas organizacionais no SIG@?

O cadastramento da estrutura organizacional é feito pela CPEO com a finalidade de criação do órgão no sistema. Para criação, é necessário um conjunto de dados básicos sobre o órgão que devem ser fornecidos por meio de processo administrativo aberto no protocolo e encaminhado à CPEO. Os dados necessários para o cadastramento são: nome do órgão; tipo do órgão; sigla do órgão; órgão superior a quem se vincula; e-mail do órgão; e indicação de FG e/ou CD. Todas as informações devem vir acomapanhadas dos respectivos documentos comprobatórios (resolução de criação e portarias de nomeação).

11. Qual a importância do cadastramento das estruturas organizacionais no SIG@?

O cadastramento da estrutura organizacional no sistema é importante para que cada unidade possa cadastrar, receber, encaminhar, consultar e manipular processos de trabalho na universidade.

12. O que é um processo?

De acordo com o Guia de Gestão de Processos do Governo (2011), um processo é um “conjunto integrado de insumos, infraestruturas, regras e transformações, que adiciona valor às pessoas que fazem uso dos produtos e/ou serviços gerados”.

13. Em que consiste o gerenciamento de processos organizacionais?

Gerenciar processos significa identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e melhorar processos visando o alcance dos objetivos institucionais.

14. Como é feito o gerenciamento de processos organizacionais?

O gerenciamento dos processos organizacionais pode ser feito por meio de três etapas principais: diagnóstico da situação atual;  planejamento e modelagem de processos e implementação e acompanhamento dos processos organizacionais.

15. Quais as principais atividades do gerenciamento de processos organizacionais na CPEO?

O gerenciamento de processos envolve: o mapeamento, desenho e modelagem de processos; orientações para execução de procedimentos internos; padronização de procedimentos e documentos; monitoramento de processos; manualização; além de prestar consultoria administrativa interna sobre assuntos relacionados ao gerenciamento de processos.